(目的)

第1条　この訓令は、文書事務の管理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もつて事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書はすべて正確かつ迅速丁寧に取扱い、常にその経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(文書主任)

第4条　事務局、消防本部及び消防署に、文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第5条　文書主任は、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(文書取扱者)

第6条　課、所、出先機関及び消防分署に文書取扱者を置く。

(文書取扱者の職務)

第7条　文書取扱者は、課、所、出先機関及び消防分署内における次の各号に掲げる事務に従事する。

(文書担当者)

第8条　文書主任及び文書取扱者を置く機関に、文書担当者を置く。

(文書担当者の職務)

第9条　文書担当者は、文書主任及び文書取扱者の職務のうち文書主任及び文書取扱者の指定する事務に従事する。

(事務局、消防本部及び消防署における到着文書の収受及び配布)

第10条　事務局、消防本部及び消防署に到着した文書又は物品は、文書担当者が文書主任の命を受け、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(課、所、出先機関及び消防分署における文書の収受)

第11条　課、所、出先機関及び消防分署に到着した文書の収受は、次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(勤務時間外に到着した文書)

第12条　勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、別に定めるところによる。

(供覧)

第13条　配布を受けた文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によつて完結する文書は関係者に供覧するものとする。

(起案)

第14条　起案は、起案用紙を用いなければならない。ただし、課、所、出先機関及び消防分署の個別事務で、その処理につき特定の帳簿又は用紙を用いることを適当とするものについてはこの限りでない。

(起案要領)

第15条　起案は次の各号に掲げる要領によるものとする。

(回議及び決裁)

第16条　起案文書は、起案者から順次決裁権者に回議し、その決裁を受けなければならない。

(合議)

第17条　起案の内容が他の課所の事務に関係がある場合には、当該起案文書を関係がある他の課長等に合議しなければならない。

(回議及び合議に当たつての注意)

第18条　起案文書の回議又は合議を受けたものは、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

(文書取扱者の文書審査)

第19条　起案文書は、文書取扱者の審査を受けなければならない。

(文書主任の文書審査)

第20条　次に掲げるものの起案文書は、前条の規定による文書取扱者の審査を受けたあと、文書主任の審査を受けなければならない。

(決裁年月日)

第21条　起案者は、起案文書について決裁がなされたときは、直ちに起案文書の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(施行文書の文書番号、浄書及び照合)

第22条　決裁を受けた文書のうち浄書を要するものについては、原則として主務課において浄書するものとする。ただし、第20条第1号から3号に掲げるものの法規文書等の浄書は管理課又は総務課において行う。

(公印の押印)

第23条　起案者は、発送する文書を当該決裁文書に添えて、秩父広域市町村圏組合公印規程(昭和56年秩父広域市町村圏組合訓令第1号)第4条及び第10条に定める公印保管者又は公印取扱者に回付し、所定の箇所に公印の押印を受けなければならない。

(文書の記号及び番号等)

第24条　発送する文書の記号、番号及び日付は、次の各号により付さなければならない。

(文書の発送)

第25条　起案者は、文書を発送しようとするときは、必要に応じ封筒に入れ又は包装し、宛先を明記し、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要するものについては、その旨を明示する。

(文書の管理)

第26条　文書は、ファイリング・システムにより管理するものとする。

(ファイル基準表の作成)

第27条　課長等は、毎会計年度の当初に前会計年度の文書に係るファイル基準表を作成し、その写しを一部管理課長又は総務課長に提出しなければならない。

(ファイリング担当者)

第28条　次に掲げるファイリング・システムによる事務について文書取扱者を補助させるため、課、所、出先機関及び消防分署に文書取扱者の指定するファイリング担当者を置く。

(完結文書の保管)

第29条　配布を受けた文書又は決裁文書で所定の手続きを終つたもの(以下「完結文書」という。)は、会計年度ごとに整理し、所定の場所に保管するものとする。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごと等適当な方法により保管するものとする。

(完結文書の保存)

第30条　前条に規定する完結文書以外の完結文書は所定の場所に保存するものとする。

(保存年限)

第31条　文書の保存年限の種別は次のとおりとする。

(保存年限の起算)

第32条　前条第1項に規定する保存年限の起算日は、完結文書となつた日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となつた日の属する年の翌年の1月1日とする。

(未完結文書の整理及び保管)

第33条　未完結文書は、常にその処理経過を明らかにするとともに、所定の箇所に保管しておかなければならない。

(完結文書の編さん)

第34条　完結した日の属する会計年度(暦年ごとに区分した文書にあつては年)を経過した文書で必要があると認める文書は、主務課において第29条に定める基準に従い編さんしなければならない。

(保存文書の整理等)

第35条　保存している完結文書は、主務課において整理し管理するものとする。

(保存文書の廃棄)

第36条　課長等は、保存文書で保存期間の満了した文書を廃棄するときは、文書主任の承認を得て廃棄するものとする。

(廃棄の方法)

第37条　文書の廃棄に当たつては、秘密に属する文書及び他に利用されるおそれのある文書は、焼却し、又は裁断する等適当な方法をとらなければならない。